Hyvä verkkokaupan logistiikkakumppani sopii tuotteillesi ja tilausmäärillesi, integroituu verkkokauppa-alustaasi ja kertoo hinnoittelunsa niin, että tiedät, mistä maksat. Valinta tehdään harvoin, ja vaihtaminen on työlästä. Siksi logistiikkakumppanin valinta kannattaa tehdä huolella: kumppanin virheet näkyvät sinun asiakkaallesi myöhästyneinä paketteina, väärinä tuotteina ja hitaina palautuksina.
Tässä oppaassa käymme läpi, millaisia palveluntarjoajia Suomessa on, millä kriteereillä niitä vertaillaan, mitä kannattaa kysyä ennen sopimusta, miten hinnoittelu rakentuu ja mitä sopimuksesta pitää tarkistaa. Lopuksi katsomme käyttöönottoa, mittareita ja sitä, milloin logistiikkakumppani kannattaa vaihtaa. Olemme pyörittäneet verkkokauppoja yli 20 vuotta ja hoidamme asiakkaidemme logistiikkaa omasta varastostamme Helsingissä, joten kysymykset ovat meille tuttuja myös palveluntarjoajan puolelta.
Mitä logistiikkakumppani tekee verkkokaupalle?
Verkkokaupan logistiikkakumppani hoitaa tuotteen matkan varastosta asiakkaalle ja takaisin. Tyypillinen palvelu kattaa tavaran vastaanoton, varastoinnin, keräilyn ja pakkaamisen, lähetykset kuljetusyhtiöiden kautta, palautusten käsittelyn sekä varastosaldojen ja tilausten siirron verkkokaupan ja varaston välillä. Kun kaikki toimii, tilaus siirtyy verkkokaupasta varastoon automaattisesti, ja asiakas saa seurantakoodin ilman, että kauppias koskee pakettiin.
Samasta asiasta puhutaan monella nimellä. 3PL (third party logistics) ja fulfillment tarkoittavat käytännössä ulkoistettua varastointia ja toimitusten käsittelyä, ja suomeksi puhutaan useimmiten logistiikkakumppanista tai verkkokaupan varastointipalvelusta. Nimeä tärkeämpää on se, mitä toimitusketjun osia kumppani hoitaa ja miten hyvin se ne hoitaa.
Tämä opas olettaa, että päätös ulkoistaa on jo tehty tai lähellä. Jos punnitset vielä, hoitaisitko varaston itse, lue ensin, milloin verkkokaupan logistiikan ulkoistaminen kannattaa.
Millaisia logistiikkakumppaneita Suomessa on?
Kun etsit logistiikkapalveluita verkkokaupalle, vastaan tulee hyvin erilaisia toimijoita. Olennaista on tunnistaa, minkä tyypin palveluntarjoajaa olet arvioimassa, koska tyyppi kertoo paljon vahvuuksista ja rajoista.
| Palveluntarjoajan tyyppi | Tyypillinen vahvuus | Huomioitavaa | Sopii usein |
|---|---|---|---|
| Kuljetusyhtiön varasto- ja fulfillment-palvelu | Tiivis yhteys kuljetusyhtiön omiin toimitustapoihin | Toimitustapojen valikoima voi rajautua yhden yhtiön tuotteisiin | Kotimaahan paljon lähettävälle kaupalle |
| Itsenäinen 3PL-varasto | Useita kuljetusyhtiöitä, joustavat järjestelyt | Palvelun laajuus ja integraatiot vaihtelevat paljon | Kasvavalle kaupalle, joka haluaa valinnanvaraa |
| Automatisoitu suuren volyymin logistiikkakeskus | Tehokkuus suurilla tilausmäärillä | Minimivolyymit ja vähemmän joustoa poikkeaville tuotteille | Suurelle kaupalle, jolla on tasainen volyymi |
| Verkkokaupan kokonaiskumppani | Logistiikka, asiakaspalvelu, markkinointi ja alusta samalta kumppanilta | Kannattaa, kun haluat ulkoistaa muutakin kuin varaston | Brändille tai maahantuojalle, joka haluaa keskittyä tuotteisiin |
| Erikoislogistiikka | Isot tuotteet, huonekalut, kylmäketju tai vaaralliset aineet | Kapeampi palvelu, usein oma kuljetusverkosto | Kaupalle, jonka tuotteet eivät mahdu tavalliseen pakettiin |
eShop First on verkkokaupan kokonaiskumppani: hoidamme logistiikan lisäksi esimerkiksi asiakaspalvelun, markkinoinnin ja verkkokaupan teknologian, jos asiakas niin haluaa. Kokonaiskumppanin hyödyistä kerromme lisää sivulla verkkokaupan kasvukumppani.
Jos et halua omaa varastoa lainkaan, vaihtoehto on toimittaa tuotteet suoraan tavarantoimittajalta. Tämän mallin hyvät ja huonot puolet käymme läpi vertailussa dropshipping vai oma varasto.
Näin valitset verkkokaupan logistiikkakumppanin: 8 kriteeriä
Verkkokaupan logistiikkakumppanin valinta kannattaa aloittaa omista tarpeista, ei palveluntarjoajan esitteestä. Näillä kahdeksalla kriteerillä vertailusta tulee konkreettinen.
1. Tuotteet, volyymit ja sesongit
Kirjaa ylös, montako tuotetta (SKU) sinulla on, kuinka isoja ja arvokkaita ne ovat ja onko niillä erityisvaatimuksia, kuten särkyvyys tai lämpötila. Katso myös, miten tilausmäärät vaihtelevat vuoden aikana. Kumppanin kapasiteetin pitää riittää sesongin huippuun, ei vain tavalliseen arkiviikkoon, ja skaalautuvuus kannattaa varmistaa kysymällä, miten viime joulusesonki hoidettiin. Esimerkiksi meidän varastossamme on paikat jopa 15 000 tuotteelle, ja kapasiteetti riittää 3 000 lähetykseen päivässä.
2. Integraatio verkkokauppa-alustaan
Tilausten ja varastosaldojen pitää siirtyä verkkokaupan ja kumppanin varastonhallintajärjestelmän välillä automaattisesti ja mielellään reaaliajassa. Kysy, onko integraatio omaan alustaasi valmis ja käytössä muilla asiakkailla, vai rakennetaanko se sinulle. Käytämme itse Odoo-toiminnanohjausta, jonka voi integroida Shopifyyn, WooCommerceen tai MyCashflow'hun, ja saldot synkronoituvat verkkokauppaan reaaliajassa.
3. Toimitustavat ja kuljetusyhtiöt
Asiakkaasi odottavat tuttuja toimitustapoja: noutopistettä, pakettiautomaattia, kotiinkuljetusta ja joskus saman päivän toimitusta. Selvitä, minkä kuljetusyhtiöiden kautta kumppani lähettää, voitko käyttää omia kuljetussopimuksiasi ja miten lähetysten seuranta välittyy asiakkaalle. Meiltä paketit lähtevät muun muassa Postin, PostNordin, Woltin, GLS:n, DSV:n, UPS:n, FedExin, DHL:n ja Matkahuollon kautta.
4. Lähtöaika ja katkoaika
Katkoaika kertoo, mihin kellonaikaan mennessä tulleet tilaukset lähtevät vielä samana päivänä. Se vaikuttaa suoraan siihen, mitä voit luvata asiakkaalle kassalla. Kysy myös, lähteekö tavara joka arkipäivä vai sovittuina päivinä. Meillä ennen päivittäistä katkoaikaa tulleet tilaukset lähtevät samana päivänä.
5. Palautusten käsittely
Palautuksen nopeus ei ole vain asiakaskokemusta. Kilpailu- ja kuluttajaviraston ohjeen mukaan verkkokaupan on palautettava kuluttajan maksut viivytyksettä ja viimeistään 14 päivän kuluttua peruuttamisilmoituksen vastaanottamisesta. Maksun saa pidättää, kunnes tavara on palautettu tai kuluttaja on osoittanut lähettäneensä sen (KKV: maksun palauttaminen verkkokaupassa). Jos palautukset makaavat varastossa käsittelemättä, et tiedä, mitkä hyvitykset voit tehdä, ja myöhästynyt palautus voi johtaa viivästyskorkoon. Kysy siis, kuinka nopeasti palautus tarkistetaan ja kirjataan saldoon.
6. Sijainti
Sijainnilla on väliä, jos asiakkaasi haluavat noutaa tilauksia, tarvitset showroomin tai tarjoat saman päivän kuriiritoimituksia. Pääkaupunkiseudulla sijaitsevasta varastosta nämä onnistuvat helpommin. Esimerkiksi meidän varastomme on Helsingin Lauttasaaressa, ja samoissa tiloissa toimivat asiakkaiden noutopiste ja showroom. Jos tuotteesi lähtevät lähes kaikki pakettina, sijainti on vähemmän tärkeä kuin katkoaika ja kuljetusyhtiöiden valikoima.
7. Raportointi ja saldotarkkuus
Selvitä, mitä raportteja näet ja kuinka usein: lähtevät tilaukset, saldot, palautukset ja virheet. Kysy, kuka inventoi varaston, kuinka usein ja miten saldoerot selvitetään. Saldotarkkuus ratkaisee, voitko luottaa siihen, että verkkokaupassa näkyvä tuote todella on hyllyssä.
8. Kansainväliset toimitukset
Jos myyt tai aiot myydä ulkomaille, varmista, että kumppanilla on kuljetusyhtiöt myös kohdemaihin ja kokemusta tullidokumenteista, kun myyt EU:n ulkopuolelle. Autamme asiakkaitamme rakentamaan kansainvälisten lähetysten tullidokumentit ja toimitusehdot. Laajemmin markkinoiden valinnasta, arvonlisäverosta ja toimituksista kerromme oppaassa kansainvälinen verkkokauppa.
12 kysymystä logistiikkakumppanille ennen sopimusta
Nämä kysymykset kannattaa esittää jokaiselle palveluntarjoajalle samassa muodossa. Vastausten vertailu on helpompaa, kun kysymykset ovat samat.
- Onko teillä minimilaskutusta tai minimivolyymia? Pieni verkkokauppa voi maksaa minimistä enemmän kuin todellisesta käytöstä.
- Miten varastointi mitataan ja hinnoitellaan? Lavapaikka, hyllypaikka, kuutiometri ja käytetty tila johtavat hyvin erilaisiin laskuihin.
- Mitä kaikkia maksuja tilauksesta syntyy? Pyydä lista jokaisesta rivistä: keräily, lisärivit, pakkausmateriaali ja rahti.
- Minkä kuljetusyhtiöiden kautta lähetätte, ja voinko käyttää omia sopimuksiani?
- Mikä on katkoaika, ja lähteekö tavara joka arkipäivä?
- Miten palautukset käsitellään ja missä ajassa ne näkyvät saldossa?
- Onko integraatio verkkokauppa-alustaani valmis, ja kuka sen rakentaa ja ylläpitää?
- Kuinka usein varasto inventoidaan, ja miten saldoerot korvataan?
- Mitkä sopimusehdot ja vastuunrajoitukset ovat voimassa, ja miten varastossa oleva tavara on vakuutettu?
- Miten sesongin huiput hoidetaan, ja onko kapasiteetille ylärajaa?
- Mikä on irtisanomisaika, ja miten tavara ja tiedot siirretään, jos lopetamme yhteistyön?
- Voinko käydä varastolla ja jutella nykyisten asiakkaidenne kanssa?
Pidä silmällä myös varoitusmerkkejä: hinnoittelua, jota ei saa kirjallisena rivi riviltä, palautusprosessia, jota ei ole kuvattu, integraatiota, joka on "tulossa", tai palveluntarjoajaa, joka ei päästä katsomaan varastoa. Näihin kysymyksiin vastaamme mielellämme omalta osaltamme: tutustu verkkokaupan logistiikkapalveluihimme.
Mitä logistiikkakumppani maksaa? Hinnoittelumallit
Logistiikan hinta koostuu monesta pienestä rivistä, ja palveluntarjoajat jakavat ne eri tavoin. Siksi pelkkä "hinta per tilaus" ei kerro kokonaishintaa. Nämä kustannuserät kannattaa tunnistaa:
| Kustannuserä | Miten se tyypillisesti hinnoitellaan |
|---|---|
| Aloitus ja integraatio | Kertamaksu tai sisältyy palveluun |
| Tavaran vastaanotto | Per lava, laatikko, rivi tai tunti |
| Varastointi | Lavapaikka, hyllypaikka, kuutiometri tai käytetty tila kuukaudessa |
| Keräily ja pakkaus | Per tilaus, usein lisämaksu jokaisesta lisärivistä |
| Pakkausmateriaalit | Erikseen tai sisältyy käsittelymaksuun |
| Rahdit | Kumppanin sopimushinnoin tai omilla sopimuksillasi |
| Palautukset | Per palautus tai per rivi |
| Lisäpalvelut | Tarroitus, kokoonpano, lahjapaketointi, laaduntarkastus |
| Minimilaskutus | Kuukausittainen vähimmäismaksu, jos volyymi jää alle rajan |
Reilu vertailu syntyy testikorilla. Kokoa esimerkiksi kolmen viime kuukauden toteutuneista tilauksista luvut: tilausten määrä, rivit per tilaus, tuotteiden koko, palautukset ja varastoitavan tavaran määrä. Pyydä jokaista palveluntarjoajaa hinnoittelemaan sama kori kaikkine maksuineen. Silloin logistiikkakustannukset ovat vertailukelpoisia, eikä halvalta näyttävä käsittelymaksu piilota kallista varastointia tai minimilaskutusta.
| Testikoriin kirjattava tieto | Mistä sen saa |
|---|---|
| Tilausten määrä kuukaudessa, myös sesonkikuukausi | Verkkokaupan tilausraportti |
| Rivit ja kappaleet per tilaus keskimäärin | Tilausraportti |
| Tuotteiden koko ja paino, erityisesti isot tai painavat | Tuotetiedot |
| Palautusten määrä kuukaudessa | Palautusraportti tai kirjanpito |
| Varastoitavan tavaran määrä (lavat tai laatikot) | Oma varastokirjanpito |
| Saapuvat kuormat kuukaudessa | Ostotilaukset |
Varastoinnin hinnoittelumalli vaikuttaa eniten silloin, kun tuotteet kiertävät hitaasti tai varastotila vaihtelee sesongeittain. Tästä lisää artikkelissa verkkokaupan varaston ulkoistaminen. eShop Firstin verkkokaupan varastoinnissa maksat varastotilasta sen mukaan, kuinka paljon tilaa tuotteesi vievät, ja käsittelystä tilauksittain.
Haluatko verrata omilla luvuillasi? Lähetä meille toteutuneet tilausmääräsi, niin laskemme, mitä logistiikka maksaisi juuri sinun kaupallesi. Pyydä laskelma.
Sopimus ja vastuut: tarkista nämä
Hinnan jälkeen tärkein asia on sopimus. Se ratkaisee, kuka maksaa, kun tavara katoaa tai hajoaa, ja miten pääset irti, jos yhteistyö ei toimi.
Vakioehdot ja vastuunrajoitus. Moni logistiikka-alan toimija käyttää Pohjoismaisen Speditööriliiton yleisiä määräyksiä, PSYM 2015 -ehtoja, jotka kattavat myös varastoinnin (Suomen Huolinta- ja Logistiikkaliitto: PSYM 2015). Jos sopimuksessa viitataan niihin, kannattaa tietää kaksi asiaa. Ensinnäkin ehtojen 21 §:n mukaan palveluntarjoajan vastuu kadonneesta tai vahingoittuneesta tavarasta on rajoitettu 8,33 SDR:ään (IMF:n erityisnosto-oikeus) tavaran bruttopainokiloa kohden. Kevyillä ja arvokkailla tuotteilla korvaus voi siksi jäädä paljon tavaran arvoa pienemmäksi. Toiseksi 25 §:n mukaan varastoija ottaa varastoidulle tavaralle palo-, vesi- ja murtovakuutuksen, joka perustuu tavaralaskun arvoon varastoinnin alkaessa lisättynä 10 prosentilla, ellei toisin ole kirjallisesti sovittu. Tarkista siis, mitä vakuutus kattaa ja tarvitsetko omaa vakuutusta.
Inventaario ja saldoerot. PSYM 2015 -ehtojen 25 §:n mukaan toimeksiantaja voi vaatia varaston kokonaisinventaarion. Sovi silti etukäteen, kuinka usein varasto inventoidaan ja miten saldoerot käsitellään ja korvataan.
Kesto ja irtautuminen. Tarkista sopimuksen kesto ja irtisanomisaika. Sovi myös, miten tavara siirretään pois, missä ajassa ja kenen kustannuksella, ja miten saat saldo- ja tilaushistorian mukaasi.
Palvelutaso kirjallisena. Kirjaa sopimukseen katkoaika, palautusten käsittelyaika ja se, miten virheelliset toimitukset hyvitetään. Suullinen lupaus ei auta, kun joulusesonki on käynnissä.
Tämä osio kertoo, mitä sopimuksesta kannattaa tarkistaa. Se ei ole oikeudellista neuvontaa: jos sopimus on laaja tai tavara arvokasta, käy ehdot läpi juristin tai vakuutusyhtiön kanssa.
Käyttöönotto, koeaika ja mittarit
Käy varastolla ennen sopimusta. Paikan päällä näet, miten tavara on järjestetty, miten keräily toimii ja millainen tunnelma tiimissä on. Jos mahdollista, aloita rajatusti, esimerkiksi osalla valikoimasta tai yhdellä myyntikanavalla, ja ajoita siirto sesonkien ulkopuolelle.
Sovi alusta asti mittarit, joita seurataan kuukausittain:
- Toimitustarkkuus: kuinka suuri osa tilauksista lähtee oikeilla tuotteilla ja määrillä
- Lähtö ajallaan: kuinka suuri osa ennen katkoaikaa tulleista tilauksista lähtee samana päivänä
- Saldotarkkuus: vastaako järjestelmän saldo hyllyn todellista määrää
- Palautusten käsittelyaika: kuinka nopeasti palautus tarkistetaan ja kirjataan
- Reklamaatiot: kuinka moni asiakas valittaa vaurioista tai vääristä tuotteista
Nämä luvut kertovat toimitusten luotettavuudesta, ja ne näkyvät lopulta asiakastyytyväisyydessä. Asiakkaan kokemaa puolta seurataan asiakaspalvelun mittareilla, joista kerromme oppaassa verkkokaupan asiakaspalvelu.
Milloin logistiikkakumppani kannattaa vaihtaa?
Vaihtamista kannattaa harkita, kun samat virheet toistuvat kuukaudesta toiseen, saldoerot kasvavat, kapasiteetti ei riitä sesongin huippuun tai tarvitset palveluita, joita nykyinen kumppani ei tarjoa, kuten kansainvälisiä toimituksia, palautusten käsittelyä tai asiakaspalvelua.
Vaihto onnistuu parhaiten suunnitellusti:
- Ajoita siirto hiljaiseen aikaan, ei sesongin kynnykselle.
- Inventoi varasto luovutushetkellä, jotta saldot siirtyvät oikein.
- Testaa integraatio uuteen varastoon ennen kuin tilaukset ohjataan sinne.
- Siirrä tavara vaiheittain, jos mahdollista, jotta myynti ei katkea.
- Kerro asiakkaille, jos toimitustavat, toimitusajat tai palautusosoite muuttuvat.
Yhteenveto: näin löydät oikean logistiikkakumppanin
Verkkokaupan logistiikkakumppani valitaan harvoin, ja valinta näkyy jokaisessa lähtevässä paketissa. Kun vertailet vaihtoehtoja, muista nämä:
- Tunnista, minkä tyypin palveluntarjoajaa arvioit, ja sovita se omiin tuotteisiisi ja volyymeihisi.
- Vertaa kokonaishintaa testikorilla, älä yksittäisiä hintarivejä.
- Tarkista sopimuksesta vastuunrajoitukset, vakuutukset, inventaariot ja irtautumisehdot.
- Varmista, että palautukset käsitellään niin nopeasti, että ehdit hyvittää asiakkaan lain mukaisessa ajassa.
- Sovi mittarit ja käy varastolla ennen kuin allekirjoitat.
Jos etsit kumppania, joka hoitaa varaston, pakkaamisen, lähetykset ja palautukset ja tarvittaessa myös asiakaspalvelun ja markkinoinnin, eShop First on yksi vaihtoehto: katso asiakastarinamme ja referenssimme. Ota yhteyttä, niin käydään tarpeesi läpi omilla luvuillasi.
Usein kysyttyä logistiikkakumppanin valinnasta
Suomessa verkkokaupan logistiikkaa tarjoavat karkeasti viisi tyyppiä: kuljetusyhtiöiden omat varasto- ja fulfillment-palvelut, itsenäiset 3PL-varastot, automatisoidut suuren volyymin logistiikkakeskukset, verkkokaupan kokonaiskumppanit, jotka hoitavat logistiikan lisäksi esimerkiksi asiakaspalvelun ja markkinoinnin, sekä erikoislogistiikkaan keskittyneet toimijat. Oikea tyyppi riippuu tuotteistasi, tilausmääristäsi ja siitä, mitä muuta haluat ulkoistaa.
Pääkaupunkiseudulla sijainnista on hyötyä, jos asiakkaasi haluavat noutaa tilauksia, tarvitset showroomin tai tarjoat saman päivän kuriiritoimituksia. Vertaa sijainnin lisäksi samoja asioita kuin muuallakin: integraatio verkkokauppaasi, kuljetusyhtiöt, katkoaika, palautusten käsittely ja hinnoittelun läpinäkyvyys. eShop Firstin varasto on Helsingin Lauttasaaressa, ja samoissa tiloissa toimivat asiakkaiden noutopiste ja showroom. Jos etsit varastointipalvelua verkkokaupalle Helsingistä tai Vantaalta, kysy myös, onko varastolla noutopiste ja voiko tavaran tuoda ja hakea itse.
Pienelle verkkokaupalle sopii palvelu, jossa ei ole korkeaa minimilaskutusta, varastointi hinnoitellaan todellisen käytön mukaan ja integraatio omaan verkkokauppa-alustaan toimii valmiina. Kysy myös, miten palautukset käsitellään ja pystyykö palvelu kasvamaan, kun tilausmäärät nousevat. Pyydä hinta omien toteutuneiden tilaustesi perusteella, jotta vertailu on reilu.
Kokoa esimerkiksi kolmen viime kuukauden toteutuneista tilauksista testikori: tilausten määrä, rivit per tilaus, tuotteiden koko, palautusten määrä ja varastoitavan tavaran määrä. Pyydä jokaista palveluntarjoajaa hinnoittelemaan sama testikori kaikkine maksuineen, myös aloitus-, vastaanotto-, pakkausmateriaali- ja palautusmaksut sekä mahdollinen minimilaskutus. Näin vertaat kokonaishintoja etkä yksittäisiä hintarivejä.
Arvioi jokaista palveluntarjoajaa samoilla kysymyksillä. Pyydä hinta samalle testikorille omien toteutuneiden tilaustesi perusteella, tarkista integraatio omaan verkkokauppa-alustaasi, palautusten käsittelyaika ja sopimuksen vastuunrajoitukset, ja käy varastolla paikan päällä. Pyydä myös saada jutella nykyisten, kokoluokaltaan samanlaisten asiakkaiden kanssa.
Verkkokauppa tarvitsee tyypillisesti tavaran vastaanoton, varastoinnin, tilausten keräilyn ja pakkaamisen, lähetykset kuljetusyhtiöiden kautta, palautusten käsittelyn sekä varastosaldojen synkronoinnin verkkokauppaan. Lisäksi tarpeen voivat olla kansainvälisten lähetysten tullidokumentit ja lisäpalvelut, kuten tarroitus tai lahjapaketointi.
